Se faire payer, c'est une chose ; garder la trace de qui a payé, quand et comment, c'en est une autre — et c'est elle qui vous évite les erreurs gênantes. Sans enregistrement, deux fautes reviennent : relancer un client qui a déjà réglé (il le prend mal, à juste titre), ou laisser un solde s'effacer de votre mémoire jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour le réclamer. Le remède n'est pas un tableur de plus : c'est un seul geste, fait à chaque encaissement.
Ce geste, c'est marquer la facture payée. Une fois fait, tout le reste se met à jour tout seul : la facture passe en « réglée », votre restant à encaisser baisse d'autant, et l'encaissement rejoint vos chiffres du mois. Vous n'avez rien à recopier ailleurs. Voici les quelques situations où ce geste se décline, chacune avec son guide détaillé.
Noter le moyen de paiement, pas seulement le montant
Quand vous enregistrez un règlement, vous précisez comment il est arrivé : espèces, carte, virement ou chèque. Ce n'est pas un détail administratif — c'est ce qui vous permet, plus tard, de retrouver un paiement en liquide qui n'apparaît sur aucun relevé, ou de savoir quel chèque attend encore d'être déposé. Le geste exact, et pourquoi garder cette trace change tout au moment de faire les comptes, sont dans le guide « garder la trace du moyen de paiement de chaque facture ».
Quand c'est le client qui vous annonce le paiement
Souvent, vous n'êtes pas là quand l'argent tombe : le client vous envoie un message « c'est viré » ou vous montre son accusé. Le virement est annoncé mais pas encore vu en banque. Plutôt que de le marquer payé pour de bon — et fausser vos chiffres si rien n'arrive —, on note qu'un règlement est en cours, puis on confirme au crédit réel. La bonne façon de gérer ce moment intermédiaire est détaillée dans « quand le client signale qu'il a réglé sa facture ».
Un acompte d'abord, le solde ensuite
Tous les paiements ne se font pas en une fois. Un acompte à la commande, le solde à la fin : la facture reste alors partiellement réglée, avec le montant déjà encaissé d'un côté et ce qui reste dû de l'autre. Chaque tranche s'enregistre au fur et à mesure, sans jamais perdre le compte. Le pas-à-pas — enregistrer un acompte proprement puis solder — est dans le guide « encaisser un acompte sur une facture ».
Se tromper n'est pas grave
Un montant saisi de travers, un règlement noté sur la mauvaise facture : ça arrive, surtout quand on enregistre vite entre deux chantiers. L'erreur se reprend — on ne réécrit pas l'histoire à la main, on corrige l'encaissement proprement pour que les chiffres restent justes. Comment faire sans casser le suivi est expliqué dans « corriger un encaissement enregistré par erreur ».
Enregistré une fois, juste partout
Le vrai bénéfice n'est pas dans le geste, il est dans ce qu'il vous épargne ensuite. Un règlement enregistré, c'est une relance en moins à envoyer par erreur, un chiffre du mois qui reflète la réalité, et une comptabilité qui n'a pas à reconstituer après coup qui a payé quoi. Vous notez une fois, au moment où ça se passe ; tout le reste — suivi, relances, comptes — s'appuie dessus sans que vous ayez à y revenir.
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