Le client vous règle : en carte, en espèces, par virement ou par chèque. Sur le moment, tout est clair. Mais quelques semaines plus tard, quand un client vous demande si telle facture a bien été soldée, ou quand vous préparez vos éléments pour le comptable, la question revient : comment celle-ci a-t-elle été payée, déjà ? Noter le moyen de paiement au moment de l'encaissement vous évite d'avoir à le reconstituer de mémoire.
Pourquoi noter comment une facture a été réglée
Marquer une facture comme payée, c'est utile ; préciser par quel moyen, ça l'est encore plus. C'est ce qui fait la différence entre « je crois qu'il a payé en espèces » et une information sûre, écrite noir sur blanc, que vous pourrez retrouver des mois plus tard.
- Un chèque à retrouver : vous savez lequel correspond à quelle facture, grâce au numéro noté à côté de l'encaissement.
- Un virement annoncé : vous gardez la référence pour le rapprocher de votre relevé bancaire.
- Des espèces encaissées : la trace est écrite, plus besoin de vous fier à votre seule mémoire.
- La préparation de votre comptabilité : votre comptable voit d'un coup d'œil comment chaque facture a été soldée.
Enregistrer l'encaissement en une fois
Quand une facture est réglée, un bouton « Confirmer encaissement » ouvre un court formulaire. Vous choisissez la méthode — carte bancaire, espèces, virement, chèque ou autre — vous indiquez le montant reçu, et vous pouvez ajouter une note libre : le numéro du chèque, la référence d'un virement. Une validation, et l'encaissement est enregistré sur l'intervention, avec son moyen de paiement.
Sur la fiche de l'intervention, la ligne « Encaissé » rappelle ensuite le montant reçu et la méthode retenue. Vous n'avez plus à vous souvenir de rien : l'information est posée là où elle a du sens, rattachée à la facture concernée.
Ce qui apparaît sur la facture acquittée
Une fois l'encaissement confirmé, la facture porte la mention « Facture acquittée », avec la date du règlement et le moyen de paiement utilisé — « paiement par virement », « paiement par chèque », selon ce que vous avez choisi. C'est une facture nette pour le client : il voit qu'elle est soldée et comment. La mention n'apparaît que sur la facture réglée, jamais sur un devis ou une facture encore en attente.
Corriger un encaissement enregistré
Une erreur de méthode ou de montant se rattrape. Un bouton « Modifier l'encaissement » rouvre le formulaire pour corriger la méthode, le montant ou la note. La facture acquittée reflète aussitôt la correction : vous n'êtes jamais coincé avec une saisie approximative.
Les erreurs à éviter
- Marquer une facture payée sans préciser le moyen : dans quelques mois, vous ne saurez plus si c'était un chèque ou un virement.
- Encaisser un chèque sans en noter le numéro : vous perdez le lien entre le chèque reçu et la facture correspondante.
- Oublier la référence d'un virement : sans elle, le rapprochement avec votre relevé bancaire devient un casse-tête.
- Laisser une méthode « autre » sans note : la trace existe, mais elle ne dit rien d'exploitable plus tard.
Noter le moyen de paiement ne prend que quelques secondes au moment d'encaisser, et ça vous fait gagner un temps réel ensuite : une facture acquittée claire pour le client, une trace sûre pour vous, et des éléments propres à transmettre à votre comptable.