Toutes les factures ne se règlent pas d'un coup. Un client vous verse la moitié à la fin de l'intervention et le reste à la réception d'une pièce, un particulier vous paie une partie en espèces et le solde par virement, un syndic échelonne. Sur le terrain, ces paiements partiels finissent souvent notés à la main quelque part — et c'est là qu'on se trompe : on oublie un acompte, on relance pour le montant total, ou on ne sait plus qui doit encore combien. Enregistrer l'acompte au moment où il tombe règle le problème à la racine.
Enregistrer un acompte, depuis la facture concernée
Tout part de la facture déjà émise. Sur sa fiche, le bouton « Encaisser » ouvre un court formulaire : vous choisissez la méthode de paiement, vous saisissez le montant réellement reçu, et vous pouvez ajouter une note. C'est tout. Vous n'ouvrez pas un autre écran, vous ne créez pas un document à part : l'acompte est rattaché à la bonne facture, au bon moment.
- La méthode de paiement au choix : carte bancaire, espèces, virement, chèque ou autre.
- Le montant TTC réellement encaissé — pas forcément le total de la facture.
- Une note libre si besoin : numéro de chèque, référence de virement, précision utile.
- L'acompte se rattache à la facture d'origine, sans créer un second document.
Une facture qui n'est réglée qu'en partie le dit clairement
Dès que le montant encaissé est inférieur au total, la facture passe en « Partielle » : elle n'est ni impayée ni soldée, et l'application l'affiche telle quelle. Vous voyez ce qui a déjà été versé et, juste en dessous, le restant dû calculé pour vous. Quand le dernier versement couvre le solde, la facture bascule en « Payée ». Vous ne changez pas de statut à la main : c'est le montant reçu qui décide.
- « Émise » : facture envoyée, rien encore encaissé.
- « Partielle » : un acompte est enregistré, un restant dû subsiste.
- « Payée » : la facture est soldée, encaissée en totalité.
Solder le reste plus tard, sans écraser l'acompte
Un acompte appelle un solde. Quand le client vous règle le reste, vous encaissez à nouveau sur la même facture, et le nouveau versement s'ajoute à ce qui était déjà là : un acompte de 500 € en espèces puis 500 € par carte font bien une facture de 1 000 € soldée, pas une facture ramenée à 500 €. Peu importe le nombre de versements et les méthodes : l'application additionne, elle ne remplace pas.
Si votre client vous signale lui-même avoir payé — par exemple après un virement — la facture le fait remonter, et il vous suffit de valider l'encaissement pour confirmer le règlement et générer la facture acquittée. Vous restez maître de ce qui est acté comme reçu : rien n'est marqué payé sans que vous l'ayez confirmé.
Corriger une saisie, sans réécrire l'histoire
Une erreur de frappe sur un montant, une mauvaise méthode sélectionnée : ça arrive. La correction d'un encaissement — le montant, la méthode ou la note — est possible, et elle est réservée au gérant du compte. En revanche, une facture sur laquelle un acompte a déjà été encaissé ne peut pas être supprimée : un règlement reçu fait partie de votre chiffre d'affaires, et le faire disparaître fausserait vos comptes. On corrige une ligne, on n'efface pas une recette.
Les erreurs à éviter
- Noter l'acompte à part : un montant sur un carnet finit oublié — enregistrez-le sur la facture au moment où il est versé.
- Relancer sur le total : appuyez-vous sur le restant dû à jour, jamais sur le montant d'origine, pour ne pas réclamer un acompte déjà reçu.
- Attendre le solde pour tout saisir : chaque versement s'enregistre quand il arrive, sinon le suivi se perd entre les deux.
- Vouloir supprimer une facture partiellement réglée : corrigez l'encaissement si besoin, mais un règlement reçu reste dans vos comptes.
Là où l'acompte ferme la boucle
Un acompte bien enregistré ne sert pas qu'à afficher un statut : il tient toute la chaîne de l'encaissement droite. Vos relances ne réclament que le restant dû, et le rapprochement bancaire raisonne lui aussi sur ce reste — un solde qui tombe sur le compte vient clôturer la facture, sans que vous ayez à pointer quoi que ce soit. L'acompte est le maillon qui évite de réclamer deux fois : noté au bon endroit, il se répercute partout où le montant compte.