L'encaissement se note souvent entre deux interventions, et l'erreur de saisie arrive : vous tapez 180 au lieu de 810, vous cochez « Carte bancaire » alors que le client a fait un virement, ou vous oubliez le numéro du chèque. Rien de grave — mais un encaissement faux fausse votre suivi : une facture affichée « payée » qui ne l'est qu'à moitié, ou un chiffre d'affaires encaissé qui ne colle pas à votre compte. La bonne réponse n'est pas de supprimer la facture pour la refaire : c'est de corriger l'encaissement lui-même.
Corriger le règlement, pas la facture
Une facture émise porte un numéro définitif : on ne la supprime pas pour en refaire une autre juste parce qu'on s'est trompé de montant encaissé. Ce qui doit changer, c'est la trace du paiement — le montant reçu, le moyen employé, la référence — pas le document. Arti.AI sépare les deux : la facture reste intacte, avec son numéro et ses lignes, pendant que vous rectifiez uniquement l'encaissement enregistré dessus.
Où corriger l'encaissement
Sur une facture déjà encaissée — réglée en totalité ou en partie — la fiche affiche un bouton « Modifier l'encaissement ». Il ouvre le même petit formulaire que lors de l'encaissement initial, pré-rempli avec ce que vous aviez saisi. Vous corrigez ce qui doit l'être, vous enregistrez, et le suivi se met à jour.
- Le moyen de paiement : carte bancaire, espèces, virement, chèque ou autre.
- Le montant réellement reçu, en TTC.
- Une note libre, pour un numéro de chèque ou une référence de virement.
Le montant corrigé remet le suivi d'aplomb
Vous n'avez pas à jongler avec les statuts. Quand vous corrigez le montant, l'application en déduit l'état de la facture : si la somme corrigée couvre le total, la facture est « payée » ; si elle reste en dessous, elle repasse « partielle », avec le reste dû qui réapparaît dans votre suivi. Une erreur de saisie qui avait soldé la facture par erreur se répare donc d'un seul geste — et l'inverse aussi.
Un garde-fou : jamais plus que le dû
La correction ne vous laisse pas enregistrer plus que le montant de la facture. Si vous saisissez une somme supérieure au total, l'application la refuse : c'est ce qui empêche un encaissement gonflé de fausser votre chiffre d'affaires. Vous corrigez vers le vrai montant, jamais au-delà.
Une correction réservée à l'administrateur
Corriger un encaissement touche à l'argent reçu : ce geste est réservé à l'administrateur du compte. Un intervenant peut encaisser sur ses interventions, mais la rectification d'un règlement déjà enregistré reste entre les mains du responsable. Et comme partout dans Arti.AI, chaque entreprise ne voit et ne corrige que ses propres factures, jamais celles d'une autre.