Un ordre de service noyé dans la boîte, c'est un paiement qui attend
Pour une entreprise qui travaille avec des syndics, la boîte mail est un poste de travail à part entière : des ordres de service à traiter, des demandes de devis, des factures de fournisseurs, des règlements annoncés, et du démarchage au milieu. Chaque ordre de service appelle les mêmes gestes — créer l'intervention, retrouver l'immeuble dans vos clients, recopier l'adresse, noter le numéro d'ordre de service. Ce numéro compte plus que les autres : c'est souvent lui qui conditionne le paiement du syndic, et il arrive des semaines avant la facture.
Votre boîte Gmail triée par nature, les ordres de service en tête
Vous connectez votre boîte Gmail une fois, depuis vos réglages, par la procédure officielle de Google. Vos mails sont ensuite classés par nature — ordre de service, demande de devis, facture fournisseur, règlement, démarchage — et les ordres de service passent en tête de la liste, marqués « Intervention / OS » et signalés comme à traiter. Le mail d'un syndic ou d'un gestionnaire qui commande des travaux n'attend plus au milieu du reste.
Foncia : l'ordre de service devient une intervention tout seul
Quand l'ordre de service vient de Foncia et porte sa référence OSMIL avec la ligne de l'immeuble, l'application va plus loin que le tri : elle crée l'intervention à partir du mail. L'immeuble est cherché dans vos clients d'après son adresse, et le syndicat des copropriétaires n'est créé que s'il est nouveau. Le numéro d'ordre de service est enregistré sur l'intervention, l'objet des travaux et les digicodes sont repris dans ses notes quand le mail les donne, et le mail reste rattaché.
Rien n'est créé deux fois : si le même ordre de service revient, le mail se rattache à l'intervention déjà connue au lieu d'en ouvrir une seconde. Et si une intervention est déjà ouverte pour ce client à la même adresse, sans autre ordre de service, c'est elle qui le reçoit.
Les autres syndics : repérés, et le numéro suit quand même
Soyons précis : aujourd'hui, la création automatique ne concerne que les ordres de service au format Foncia. Ceux des autres syndics et gestionnaires sont repérés et classés en tête, mais c'est vous qui créez l'intervention. Vous y notez le numéro dans le champ prévu pour l'ordre de service, et la suite est la même : le numéro se reporte tout seul sur le devis et la facture émis depuis cette intervention, en ligne comme sur le PDF.
Pour aller plus loin
L'ordre de service n'est que le début de la chaîne qui mène à la facture payée. Ces guides détaillent le tri de la boîte mail, le report du numéro d'ordre de service, le travail au quotidien avec les syndics et les factures fournisseurs récupérées par la même boîte.