Il y a deux sortes de justificatifs de dépense chez un artisan. Le ticket de caisse, qu'on prend en photo sur le parking du dépôt. Et la facture reçue par mail : celle du grossiste qui livre, de l'opérateur téléphonique, du logiciel qu'on paie au mois, du carburant en fin de mois. Cette deuxième sorte s'accumule dans la boîte mail, entre deux devis et trois relances, et se retrouve rarement classée le soir venu. C'est exactement ce que cette fonction fait à votre place.
Connecter sa boîte, une fois
Le point de départ est une connexion unique : dans les Réglages, « Connecter ma boîte Gmail ». Vous autorisez Arti.AI à lire votre messagerie, et c'est tout — il n'y a rien à installer, aucune règle de tri à écrire. À partir de là, l'application sait aller chercher les factures toute seule. La lecture de la boîte mail fait partie des fonctions avancées, à partir de l'offre Pro ; elle est ouverte pendant l'essai de 30 jours, pour que vous puissiez la voir tourner sur vos vrais mails avant de choisir.
Ce qu'elle cherche — et ce qu'elle ne touche pas
L'application ne fouille pas toute votre boîte. Elle ne regarde que les mails reçus dans votre boîte de réception, jamais ceux que vous avez envoyés : vos propres factures de vente, celles que vous adressez à vos clients, ne sont donc jamais aspirées par erreur. Parmi ces mails reçus, elle retient ceux qui portent une pièce jointe PDF et dont l'objet ou le contenu ressemble à une facture — les mots « facture », « reçu », « quittance », « abonnement » et leurs équivalents. Le reste de votre correspondance est ignoré.
- Uniquement les mails reçus : rien de ce que vous envoyez n'est touché.
- Uniquement ceux avec une facture en PDF jointe : les simples échanges de mots passent à côté.
- Vos factures de vente à vos clients ne sont jamais confondues avec des dépenses.
De la pièce jointe à la dépense rangée
Quand une facture est trouvée, son PDF est téléchargé et lu par la même lecture automatique que les tickets de caisse : le fournisseur, la date, le montant TTC, le taux de TVA et une catégorie de dépense en sont tirés. La pièce est enregistrée comme justificatif, puis rattachée à l'opération bancaire correspondante — le débit du fournisseur sur votre compte. Vous n'ouvrez rien : la dépense porte sa facture et sa catégorie, à la bonne ligne du relevé.
Le rattachement suit la même règle que pour les tickets : le montant exact, dans une fenêtre de dates plausible. La date imprimée sur une facture PDF étant fiable, elle sert de point d'ancrage solide pour retrouver le bon débit. Si l'opération n'est pas encore arrivée sur le compte, la facture attend, et le rapprochement se rejoue à chaque arrivée de vos opérations bancaires.
En temps réel, et en rattrapage
La récupération marche de deux façons, sans réglage de votre part. En temps réel : chaque fois que vos opérations bancaires se synchronisent, les factures reçues ces derniers jours sont récupérées au passage — et si votre boîte est momentanément indisponible, la synchronisation bancaire continue sans être bloquée. En rattrapage : un bouton part chercher plusieurs mois d'historique d'un coup. Comme la lecture d'un PDF prend quelques secondes, le rattrapage traite les factures par lots ; s'il en reste, vous recliquez, et la reconnaissance des doublons garantit qu'aucune n'est enregistrée deux fois.
Ce que ça vous enlève de la tête
Concrètement, vous cessez de télécharger des pièces jointes pour les ranger dans un dossier, de chercher « la facture du mois dernier » au milieu de mille mails, et de rapprocher à la main une dépense de son justificatif. Votre comptabilité reste chez votre comptable ; ce que l'application fait, c'est le travail d'avant : chaque dépense arrive déjà accompagnée de sa facture et de sa catégorie. Ce que vous transmettez est propre, et votre boîte mail se vide des factures au fur et à mesure qu'elles sont classées.
En résumé
Vous connectez votre boîte une fois. Ensuite, les factures que vos fournisseurs vous envoient par mail sont trouvées, lues et rattachées à la bonne dépense, en temps réel comme sur l'historique — sans photo, sans téléchargement, sans ressaisie. Le ticket de caisse se prend en photo sur le parking ; la facture par mail, elle, se range toute seule.
Voir les tarifs d'Arti.AI — à partir de 49 € HT/mois
Le même cockpit bancaire rattache vos factures à leurs débits et pointe vos encaissements sur les factures. Rapprocher virements et factures →