Se faire payer est une chose ; savoir, sur son relevé, quel virement solde quelle facture en est une autre. C'est là que le suivi déraille : un client vire une somme ronde sans référence, un autre paie deux factures d'un coup, un troisième règle un solde après un acompte. À la main, on finit par relancer quelqu'un qui a déjà payé, ou par laisser une facture réglée traîner en « en attente ». Le rapprochement bancaire automatique s'attaque exactement à ce pointage — une fois vos opérations arrivées sur le compte, il rattache chaque encaissement à la facture qu'il éteint.
Tout part de vos opérations bancaires. Elles entrent soit par l'import de votre relevé, soit par une connexion à la banque — le geste est détaillé dans « importer son relevé bancaire ». Dès qu'un crédit apparaît, l'application le confronte à vos factures encore ouvertes et cherche laquelle il règle.
Le montant, c'est l'ancre
Le premier repère, celui qui compte le plus, c'est la somme. L'application compare le montant reçu à ce qu'il reste dû sur chaque facture — pas au total figé, mais au restant : si vous avez déjà encaissé un acompte, elle vise le solde. Un virement qui tombe pile sur ce restant dû (à la tolérance d'arrondi de TVA près) est un candidat sérieux ; c'est ce qui permet à un paiement de solde de se rapprocher aussi bien qu'un règlement en une fois. Sans concordance de montant, l'application ne conclut jamais toute seule — le montant reste la condition d'un rapprochement automatique.
Ce qui transforme un candidat en certitude
Une somme peut correspondre à deux factures voisines : il faut autre chose pour trancher. L'application lit alors le libellé du virement. Si votre client y a mis une référence — numéro de facture, de devis, ou d'ordre de service —, c'est le signal le plus fort : il vous a lui-même désigné la facture. À défaut, elle repère le nom du client dans le libellé, tient compte de la date (un règlement le jour de la facture ou dans les jours qui suivent est cohérent) et de la méthode déclarée. Et elle apprend : quand vous corrigez un rapprochement, elle retient que tel libellé correspond à tel client, et s'en sert la fois d'après.
Vous fixez jusqu'où l'application va toute seule
Rapprocher automatiquement n'a de sens que si vous gardez la main sur le niveau de prudence. Dans les réglages, un curseur de confiance choisit le comportement : « Manuel » ne rapproche jamais seul et vous propose tout ; « Prudent » n'automatise que les correspondances quasi certaines ; « Équilibré », l'option recommandée, automatise dès que la certitude est haute ; « Agressif » va plus loin encore. Quel que soit le réglage, deux garde-fous tiennent : rien ne se rapproche sans un montant qui concorde, et une facture n'est jamais rapprochée automatiquement si une seconde facture est presque aussi plausible — le doute renvoie toujours à une suggestion que vous confirmez.
Ce qui reste, à raison, entre vos mains
Certains encaissements ne se rangent pas dans une case propre, et l'application ne fait pas semblant. Une remise de carte qui regroupe plusieurs paiements d'un coup ne règle pas une seule facture : elle n'est donc pas rapprochée d'office, mais présentée pour que vous la ventiliez. De même, une facture déjà encaissée sur place ne sera jamais repointée en double — pas de double-encaissement. Dans tous ces cas, comme pour un règlement qu'un client vous a annoncé sans qu'il soit encore visible en banque, vous retrouvez le geste manuel : le détail est dans « quand le client signale qu'il a réglé sa facture » et « marquer une facture payée ».
Ce que vous ne validez pas d'office arrive dans une file de suggestions, classée la plus probable en tête : un tap confirme, un tap écarte. Rien ne se décide dans votre dos, rien ne se perd non plus. Une fois la facture rapprochée, elle bascule en « payée », votre restant à encaisser baisse d'autant, et vous voyez d'un coup d'œil « quelles factures sont payées » sans avoir ouvert un seul relevé.
C'est la dernière boucle qui se ferme : le devis monté au catalogue devient une facture sans ressaisie, le client règle par virement, et la banque rapprochée vous dit enfin ce qui est réellement encaissé. Le rapprochement bancaire automatique fait partie des fonctions avancées (offre Pro), et il est ouvert pendant l'essai de 30 jours, pour que vous le voyiez tourner sur vos vrais encaissements avant de choisir.
Voir les tarifs d'Arti.AI — à partir de 49 € HT/mois
La page qui présente le rapprochement bancaire d'Arti.AI : vos virements se pointent seuls sur les bonnes factures. Rapprocher virements et factures →