Un devis ou une facture, ce n'est pas qu'un total à payer : c'est un document qui doit porter votre nom, vos coordonnées et un certain nombre de mentions attendues. Fait à la main, c'est le genre de chose qu'on recopie d'un ancien document, qu'on oublie à moitié, et qui revient un mois plus tard quand le comptable réclame le SIRET manquant ou qu'un client de bureau demande vos coordonnées bancaires. Le bon réflexe, c'est de renseigner ces informations une seule fois, puis de ne plus jamais y penser.
Votre identité d'entreprise, saisie une fois, sur chaque document
Dans vos réglages, vous renseignez une fois les informations de votre entreprise. Ensuite, chaque devis et chaque facture les reprend automatiquement : le haut du document porte votre nom, un sous-titre à votre choix (« Serrurier · Nice · dépannage », par exemple), votre adresse et vos coordonnées ; le bas porte le bloc légal complet. Vous ne recopiez plus rien d'un document à l'autre, et tous vos documents parlent de la même voix.
- En-tête : le nom de votre entreprise, un sous-titre libre, votre adresse, votre téléphone, votre e-mail et votre site.
- Pied de page légal : forme juridique, capital, SIRET, mention RCS suivie de votre ville, numéro de TVA — repris de vos réglages.
- Aucune ressaisie : ce que vous avez renseigné une fois apparaît partout, à l'identique.
Les mentions obligatoires, posées automatiquement
Un artisan doit faire figurer certaines mentions sur ses devis et ses factures. Plutôt que de les tenir de tête, vous les déclarez dans vos réglages et l'application les place au bon endroit sur chaque document. L'identité légale, les assurances que vous avez souscrites, vos coordonnées bancaires : chacune trouve sa place, sans que vous ayez à vous rappeler laquelle va où.
Vos assurances affichées comme il faut
Pour les métiers du bâtiment, l'assurance souscrite doit apparaître sur les devis et les factures. Vous déclarez chacune de vos assurances une fois — son libellé, l'assureur, le numéro de contrat et la zone couverte — et elle s'affiche ensuite sur chaque document. Vous pouvez en déclarer plusieurs : responsabilité civile professionnelle, décennale, ou toute autre garantie propre à votre activité. La liste est la vôtre ; l'application ne fait que la reporter fidèlement.
Le RIB et les délais, prêts pour le paiement
Une facture n'est utile que si le client peut payer sans vous rappeler. En renseignant vos coordonnées bancaires (IBAN et BIC), elles apparaissent sur vos factures : le client règle par virement sans avoir à vous les redemander. De la même façon, la durée de validité de vos devis et le délai de paiement de vos factures viennent des repères que vous fixez dans vos réglages — la date d'échéance est calculée et affichée pour vous, au lieu d'être écrite à la main à chaque fois.
- Vos coordonnées bancaires figurent sur la facture dès que vous les avez saisies : le client paie par virement sans relance.
- La validité du devis s'affiche selon le nombre de jours que vous avez choisi.
- L'échéance de la facture est posée automatiquement à partir de votre délai de paiement.
Ce que ça change, concrètement
Renseigner son entreprise une fois, ce n'est pas cosmétique. C'est un premier devis qui a déjà l'air complet et sérieux, sans y passer une soirée. C'est la fin des mentions oubliées qu'un client professionnel ou un comptable vous renvoie. C'est aussi la certitude que tous vos documents sont cohérents entre eux : la même identité, les mêmes coordonnées, les mêmes assurances, du premier devis à la centième facture. Vous vous concentrez sur le chiffrage ; le cadre du document, lui, est déjà en place.