Le tarif d'un fournisseur arrive une ou deux fois par an, en CSV ou en Excel. Le recopier dans le catalogue prend une soirée ; ne pas le recopier coûte plus cher encore, parce que les prix d'achat vieillissent et que chaque devis repart d'un chiffre de mémoire. L'import du catalogue est fait pour cette corvée-là : vous donnez le fichier, vous dites où ranger les lignes et quelle marge appliquer, l'application écrit le reste.
Le fichier se dépose, il ne se ressaisit pas
Depuis le module Catalogue, l'écran d'import accepte un fichier CSV ou un classeur Excel. Il n'y a pas de gabarit à respecter au caractère près : les en-têtes sont reconnus sous leurs noms courants — nom, désignation ou libellé pour l'intitulé, prix ou tarif pour le montant, réf ou code pour la référence — et dans l'ordre où ils se présentent dans le fichier.
- Deux formats acceptés : un fichier CSV, ou un classeur Excel au format .xlsx.
- Colonnes dans l'ordre que vous voulez, pourvu qu'un intitulé et un prix soient présents ; la référence est facultative, mais précieuse.
- Le point-virgule des tableurs français est reconnu comme séparateur, au même titre que la virgule.
- Les prix écrits à la française sont lus tels quels : 12,50 vaut douze euros cinquante, et l'espace des milliers ne gêne pas.
- En-têtes inhabituels : vous désignez vous-même la colonne de l'intitulé, celle du prix et celle de la référence.
Un aperçu avant que rien ne soit écrit
Le fichier est d'abord affiché, pas importé. Vous voyez les lignes retenues telles qu'elles entreront au catalogue, et celles que l'application écarte : un intitulé vide, un prix illisible ou nul. Tant que vous n'avez pas lancé l'import, le catalogue n'a pas bougé d'une ligne — et si le fichier n'était pas le bon, il suffit d'en charger un autre.
Votre marge s'applique au moment de l'import
Avant d'écrire, vous choisissez deux choses : la catégorie de votre catalogue où ranger ces lignes, et le pourcentage de marge à appliquer. Le prix de vente est calculé à partir du prix fournisseur et de cette marge, arrondi au centime ; le prix d'achat, lui, reste attaché à l'article. C'est ce qui permet de voir la marge d'un devis avant de l'envoyer, au lieu de la recalculer de tête. Le taux de TVA par défaut de votre entreprise est repris, et reste ajustable ligne par ligne au moment du devis.
Les références déjà connues ne sont pas importées deux fois
Si une référence du fichier existe déjà dans votre catalogue, elle est ignorée et comptée comme telle dans le bilan de l'import — peu importe la façon dont elle y était arrivée : saisie à la main, import précédent ou autre source. Un même tarif chargé deux fois n'ajoute donc rien la seconde fois. Les lignes sans référence, en revanche, ne peuvent pas être reconnues : un second import les ajoutera de nouveau, et mieux vaut le savoir avant de recharger un fichier par acquit de conscience.
Ce que l'import ne fait pas
Il ne met pas à jour les articles existants. Charger le tarif de l'année suivante n'écrase aucun prix déjà en base : les références connues sont écartées, seules les nouvelles sont ajoutées. Une hausse de tarif se répercute donc dans l'écran Catalogue, sur les articles concernés. C'est un choix de prudence : un import qui modifie des prix en silence est un import dont on découvre les effets sur un devis déjà parti.
- Un fichier à la fois, jusqu'à 2 000 lignes : un tarif plus gros se découpe en deux fichiers.
- L'import est réservé au compte administrateur de l'entreprise, comme le reste du catalogue.
- Aucune ligne existante n'est modifiée : l'import ajoute, il ne remplace pas.
Les erreurs à éviter
- Importer sans la colonne des références : sans elle, l'application ne peut pas reconnaître un article déjà présent.
- Charger le tarif complet du fournisseur : n'importez que les familles que vous posez vraiment, un catalogue de dix mille lignes se cherche au lieu de se choisir.
- Compter sur un second import pour mettre à jour des prix : ce sont les articles du catalogue qu'il faut corriger.
- Valider sans relire la marge : elle s'applique à toutes les lignes du fichier en une fois.
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