Corriger une erreur ne se fait pas de la même façon selon l'endroit où en est le document. Un devis qui n'engage encore personne peut disparaître sans conséquence. Une facture qu'un client a déjà reçue est un document numéroté qui doit rester dans vos comptes : on ne l'efface pas, on l'annule proprement par un avoir. Arti.AI applique cette distinction à votre place, pour que vous ne fassiez jamais le geste interdit.
Un brouillon ou un devis : on efface sans conséquence
Un devis reste supprimable à tout moment, qu'il soit encore en brouillon, déjà envoyé, signé ou refusé : tant qu'il n'est pas devenu une facture, aucun tiers n'y est engagé et rien n'oblige à le conserver. Une facture émise mais jamais envoyée au client — une simple erreur de saisie que personne d'autre n'a vue — reste elle aussi supprimable. Dans ces cas, le menu du document propose « Supprimer », l'app vous demande de confirmer, et la ligne disparaît.
- Un devis en brouillon, envoyé, signé ou refusé : supprimable.
- Une facture saisie par erreur et jamais envoyée : supprimable.
- La suppression est définitive : l'app le rappelle et demande une confirmation avant d'effacer.
Une facture partie chez le client : on émet un avoir
Dès qu'une facture a été envoyée au client, ou qu'un règlement y est enregistré, elle ne se supprime plus. Le client détient un document numéroté, et la loi impose une numérotation continue, sans trou : effacer une facture reviendrait à créer un vide dans la suite des numéros. Pour corriger, on émet un avoir — le document qui annule ou réduit une facture émise, avec son propre numéro. Le menu de la facture propose « Créer un avoir… » à cet effet.
- Facture envoyée au client : elle reste dans vos comptes, la correction passe par un avoir.
- Facture avec un encaissement, même partiel : on ne retire pas un montant réellement reçu, on émet un avoir.
- Un numéro de facture ne se réutilise pas : l'avoir garde la trace de la correction.
L'app vous empêche de faire le mauvais geste
Vous n'avez pas à retenir ces règles : le bouton « Supprimer » n'apparaît que là où la suppression est réellement permise. Sur une facture envoyée ou encaissée, il n'est tout simplement pas proposé — à sa place, c'est « Créer un avoir… » qui s'affiche. Impossible de supprimer par mégarde un document qui doit être conservé.
La suppression est aussi un droit qui se donne. L'administrateur peut toujours supprimer ; un intervenant ne le peut que si l'administrateur lui a accordé le droit « Suppression » dans les paramètres — désactivé par défaut. Un salarié ne fait donc pas disparaître un document sans que ce soit un choix de l'entreprise.