Les doublons de clients arrivent à tout le monde, et rarement par négligence. On reprend ses clients d'un ancien logiciel et deux imports se chevauchent. On crée une fiche à la volée sur une intervention urgente sans voir qu'elle existe déjà. Un client donne son portable une fois, son fixe la fois suivante. Chaque fiche part alors vivre sa vie : la moitié des interventions sur l'une, l'autre moitié sur la seconde. Quand vous cherchez « tout ce que j'ai fait pour ce client », vous n'en voyez que la moitié.
Repérer les doublons sans les chercher
La première aide, c'est de ne pas avoir à traquer les doublons soi-même. Sur votre liste de clients, un bandeau signale les fiches qui semblent désigner la même personne : des noms proches associés à une même adresse, un même téléphone ou un même e-mail. La détection reste prudente sur les faux positifs — un signal fort comme un e-mail ou un numéro identique ne rapproche jamais deux fiches sur du vide. Elle vous montre des paires probables ; c'est vous qui décidez.
Choisir la fiche à garder
Fusionner, c'est désigner une fiche maîtresse — celle que vous gardez — et une fiche à absorber. En général, on garde la plus complète ou la plus récente, mais le choix vous appartient. Vous pouvez aussi rechercher vous-même la fiche en double à partir de la maîtresse, par nom, téléphone, e-mail ou ville, si le bandeau ne l'a pas déjà proposée.
Un aperçu avant de valider : vous voyez ce qui va se passer
Avant de confirmer, un aperçu détaille exactement l'effet de la fusion. Il indique combien d'interventions, de visites planifiées et de règles de rapprochement bancaire vont être rattachées à la fiche maîtresse, et quels champs encore vides de la maîtresse seront complétés à partir de la fiche absorbée. Rien n'est fait tant que vous n'avez pas validé : l'aperçu montre la fusion, la confirmation la déclenche.
- Les interventions de la fiche absorbée passent sur la maîtresse : l'historique complet du client est enfin réuni.
- Les visites planifiées et les règles de rapprochement bancaire suivent le même chemin.
- Les champs vides de la maîtresse (e-mail, téléphone, adresse, assureur, gestionnaire…) sont complétés depuis l'autre fiche.
- Le nombre d'éléments déplacés est affiché avant, puis confirmé après la fusion.
La règle d'or : jamais d'écrasement
Une fusion ne doit jamais vous faire perdre une donnée que vous aviez saisie. Un champ déjà renseigné sur la fiche maîtresse n'est pas touché : seule une case vide se remplit avec la valeur de l'autre fiche. Les notes ne sont jamais remplacées — celle de la fiche absorbée est ajoutée à la suite, signalée comme issue de la fusion, pour que rien ne soit gommé. Les coordonnées GPS restent un couple indissociable. Autrement dit, la fusion complète, elle n'efface pas.
Après la reprise d'un ancien outil, c'est le bon réflexe
Si vous démarrez en reprenant vos clients d'un tableur ou d'un ancien logiciel, quelques doublons sont presque inévitables — deux exports qui se recouvrent, un même client orthographié différemment. Plutôt que de repartir sur une base bancale, laissez le bandeau vous signaler les paires suspectes et fusionnez-les au fil de l'eau. En quelques minutes, votre base de clients redevient nette, et chaque fiche porte l'historique complet de la personne.
Fusionner deux fiches en double n'est ni risqué ni définitif pour vos données : l'historique est réuni, rien de saisi n'est écrasé, et l'ancienne fiche est conservée à l'abri. Vous retrouvez une base de clients propre, où chercher un client donne enfin tout ce que vous avez fait pour lui.