Le travail est fait, le devis est parti, la facture est envoyée — et puis plus rien. Sur le terrain, la relance est toujours la tâche qu'on remet à demain : elle n'est pas urgente jusqu'au jour où le client a « oublié ». Résultat, des devis qui refroidissent et des factures qui traînent, alors qu'un simple rappel au bon moment aurait suffi. Le problème n'est pas la volonté, c'est de ne pas avoir la liste sous les yeux.
Voir d'un coup d'œil ce qui est en attente
La première condition pour relancer, c'est de savoir quoi relancer. Sur votre tableau de bord, les devis envoyés et non encore signés remontent dans une liste « À relancer », et les factures impayées sont regroupées à part. Vous n'avez plus à fouiller vos e-mails pour retrouver qui vous doit quoi : la file d'attente est là, à jour, chaque fois que vous ouvrez l'application.
- Les devis en attente de signature, réunis dans une liste dédiée « À relancer ».
- Les factures impayées, avec le montant réellement dû — net des avoirs et des acomptes déjà versés.
- Chaque ligne mène à la fiche complète : le client, le document, l'historique de l'intervention.
Relancer une facture d'un seul geste
Depuis la fiche d'une facture impayée, un bouton « Relancer le client » prépare un e-mail de rappel courtois avec la facture en pièce jointe (PDF). Vous n'avez rien à rédiger ni à rechercher : le message reprend le bon montant et le bon document. Vous relisez, vous envoyez. Le client reçoit un rappel clair, et vous savez que c'est fait.
Les relances automatiques de factures, quand vous en avez besoin
Relancer à la main marche tant qu'on y pense. Pour ne plus avoir à y penser, les relances automatiques prennent le relais — sur les factures impayées, pas sur les devis : vous les activez si vous le souhaitez, et l'application rappelle les factures qui dépassent le délai que vous fixez, dans la limite d'un nombre de rappels que vous choisissez. Cette automatisation fait partie des fonctions avancées (offre Pro). Un devis sans réponse, lui, se relance quand vous le décidez, depuis sa fiche.
Vous gardez la main sur le ton et l'envoi. Deux modes existent : en mode brouillon, l'application prépare le message et la pièce jointe, et vous n'avez qu'à cliquer pour envoyer ; en mode envoi, le rappel part tout seul. Dans les deux cas, la relance part de votre propre boîte e-mail connectée — jamais d'une adresse anonyme — pour que le client reconnaisse votre entreprise.
Les erreurs à éviter
- Attendre trop longtemps : un devis se relance tant qu'il est frais dans la tête du client, pas trois semaines après.
- Relancer sans le document : joignez toujours le devis ou la facture concernée, pour que le client n'ait pas à chercher.
- Réclamer un montant déjà réglé en partie : appuyez-vous sur le montant net à jour, pas sur le total d'origine.
- Multiplier les rappels agressifs : un rappel courtois, espacé, vaut mieux qu'une pression qui abîme la relation.
De la relance à l'encaissement
Une relance n'a de sens que si vous voyez ensuite qu'elle a porté. C'est là que la synchronisation bancaire ferme la boucle : le rapprochement automatique pointe les factures réglées à partir de vos opérations bancaires, sans que vous ayez à cocher quoi que ce soit. Vous relancez ce qui est encore dû, et vous cessez de relancer ce qui vient d'être payé — parce que l'application le sait avant vous.